úterý 31. srpna 2010

Nová funkce Gmailu Priority Inbox zvýší Vaši produktivitu

Emaily se staly v moderní době zcela běžnou formou komunikace - řešíme v nich osobní věci, pracovní záležitosti, dostáváme upozornění ze sociálních sítí, nabídky z eshopů nebo novinky ze stránek. Jejich počet se stále zvyšuje, takže je čím dál těžší najít v nepřeberném množství tu nejdůležitější zprávu. V praxi to probíhá tak, že každý pracovník informační doby při příchodu do práce otevře emailovou schránku a prvních několik minut až hodin se probírá emaily. Statistiky hovoří o 150 přijatých a odeslaných emailech na průměrného zaměstnance denně [1].

Google se chystá tuto neefektivní práci změnit a do emailového klienta Gmail přináší novou funkci Priority Inbox  (česky překládáno jako Prioritní pošta). Samoučicí algoritmy analyzují Vaše chování při práci s poštou a následně předvídají, jaký email je pro Vás ten nejdůležitější. Můžeme si to představit jako obrácený SPAM filtr, který místo aby vyhazoval "nejhorší poštu", hledá a označuje tu "nejlepší".

V praxi to probíhá tak že Váš Gmail inbox se v základním nastavení rozdělí do 3 kategorií:
  • důležité a nepřečtené,
  • ohvězdičkované,
  • ostatní.



Třídění probíhá podle toho, které emaily jste četli (přidá jim interní číselnou důležitost) a na které jste odpověděli (opět přidá číselnou hodnotu). Zároveň můžete tuto hodnotu korigovat pomocí tlačítek  v menu nahoře.


V praxi to bude fungovat tak, že si otevřete svoji emailovou schránku, kde máte v prvním boxu vybrané nejdůležitější zprávy, které jsou již setříděné podle důležitosti. Pokud je nechcete zrovna řešit, tak je ohvězdičkujete a "propadnou" se tak do druhého boxu. Všechny ostatní zprávy jsou v posledním - třetím boxu. Bude také možnost si volitelně přidat i čtvrtý box a tam zobrazovat například poštu označenou určitým štítkem.






Při testování této funkce v Google ušetřili lidé při práci s emailem 6 % svého času. Například zaměstnanec trávící s emailem 2,5h denně (13h týdně) ušetří ročně týden svého času.

Funkce bude uvolněna v příštím týdnu nejdříve pro uživatele Google Apps, kteří mají  nastavenou položku "Aktivovat předběžné funkce" v nastavení na adrese: https://www.google.com/a/cpanel/VASEDOMENA/DomainSettings

Více o funkci se dočtete na stránkách http://mail.google.com/mail/help/priority-inbox.html nebo v tomto krátkém videu





Zahraniční zdroje:
http://mashable.com/2010/08/30/gmail-priority-inbox
http://googleenterprise.blogspot.com/2010/08/email-overload-try-priority-inbox.html
http://googlesystem.blogspot.com/2010/08/gmail-priority-inbox.html
[1] “Email Statistics Report, 2009-2013”, The Radicati Group, Inc, 2009